KI & Prozessautomatisierung / für Kanzleien
KI-Automatisierung für Kanzleien.
KI kann Ihr Kanzleiteam bei wiederkehrenden Vorbereitungsaufgaben unterstützen. Wir entwickeln mit Steuerberatern und Rechtsanwälten einen klar begrenzten Ablauf – von der Prozessaufnahme über einen Pilot bis zur abgestimmten technischen Umsetzung.
Ihr Vorhaben besprechen
Zum Entwurf
Mit KI visualisiertes Bedienkonzept. Der tatsächliche Ablauf und die Oberfläche werden für Ihr Vorhaben entwickelt.
01 / KI & Prozessautomatisierung
Welche Kanzleiprozesse lassen sich mit KI unterstützen?
Mögliche Einstiege sind eingehende Anfragen, Unterlagen-Checklisten und die Suche in freigegebenen Arbeitsanweisungen. Ein Assistent kann beispielsweise eine Nachricht zusammenfassen und fehlende Angaben markieren. Ihr Team prüft den Vorschlag und entscheidet über die Antwort.
Wir wählen einen Ablauf mit klaren Ein- und Ausgaben. Dazu definieren wir vorab, wann die Verarbeitung endet und an einen Menschen übergeben wird. Die Beispiele beschreiben mögliche Umsetzungen, keine bereits bei Ihrer Kanzlei eingerichteten Funktionen.
- Anfragen vorstrukturieren und zur Prüfung vorlegen
- Unterlagen anhand vereinbarter Checklisten vorbereiten
- Antwortstellen in freigegebenem Kanzleiwissen auffinden
02 / KI & Prozessautomatisierung
Erst den bestehenden Prozess verstehen, dann die Technik wählen.
Nicht jeder Arbeitsschritt benötigt ein Sprachmodell. Wo eine feste Regel oder eine vorhandene Softwarefunktion genügt, prüfen wir diese Möglichkeit zuerst. KI kommt dort infrage, wo wechselnde Texte oder Dokumente eingeordnet werden müssen und die Ergebnisse ausreichend kontrollierbar sind.
Für den Pilot vereinbaren wir Testfälle und Kriterien: Was muss korrekt erkannt werden? Welche Fehler dürfen nicht unbemerkt weiterlaufen? Wer übernimmt bei einem Ausfall? Erst nach dieser Prüfung wird über den produktiven Einsatz entschieden.
03 / KI & Prozessautomatisierung
Einen Ablauf genau ansehen.
Statt direkt ein Werkzeug auszuwählen, betrachten wir den heutigen Ablauf: Welche Informationen kommen an? Was muss geprüft werden? Wo entstehen Rückfragen und doppelte Eingaben?
Geeignete Einstiege können das Strukturieren von Anfragen, vorbereitete Checklisten oder die Suche in freigegebenen Arbeitsanweisungen sein. Ob sich eine Aufgabe eignet, klären wir vor der Umsetzung.
- Anwendungsfall und Grenzen dokumentieren
- Datenarten, Zugriffe und Freigaben klären
- Vorhandene Systeme und Schnittstellen prüfen
04 / KI & Prozessautomatisierung
Mit Testdaten einen Pilot aufbauen.
Ein Pilot zeigt, ob der Ablauf unter den vereinbarten Bedingungen funktioniert. Wir testen auch unvollständige Angaben, falsche Zuordnungen und Ausfälle. Fachliche Entscheidungen und verbindliche Antworten bleiben bei Ihrer Kanzlei.
DATEV oder andere Fachsoftware binden wir erst an, wenn konkrete Schnittstellen, Funktionen und Berechtigungen geprüft sind. Eine allgemeine KI-Anbindung ist keine Zusage für jede Installation.
- Begrenzten Ablauf technisch umsetzen
- Ergebnisse und Fehlerwege gemeinsam prüfen
- Freigaben vor Versand oder Änderungen einbauen
05 / KI & Prozessautomatisierung
Den Betrieb von Anfang an mitdenken.
Vor einer produktiven Nutzung müssen Zuständigkeit, Betreuung, Protokollierung, Aufbewahrung und ein Abschaltweg feststehen. Das Betriebsmodell stimmen wir mit Ihrer IT und den zuständigen Datenschutz- und Rechtsberatern ab.
Sie erhalten einen dokumentierten Ablauf und eine verständliche Übergabe. Erweiterungen werden erst geplant, wenn der erste Anwendungsfall ausreichend geprüft ist.
- Dokumentation und Einweisung
- Zuständigkeiten für Störungen und Änderungen
- Gemeinsam festgelegte Kriterien für den produktiven Einsatz
06 / KI & Prozessautomatisierung
IT und Datenschutz gehören zur Umsetzung.
Wir unterstützen Ihre Kanzlei auch bei IT-Struktur, Zugriffsrechten und der technischen Umsetzung von Datenschutzanforderungen. Dazu gehören dokumentierte Datenwege, abgestimmte Berechtigungen und die Auswahl passender technischer Maßnahmen.
Den konkreten Umfang klären wir mit Ihrer Kanzlei und den zuständigen IT- und Datenschutzverantwortlichen. Rechtliche Bewertungen und erforderliche Freigaben stimmen wir mit den dafür verantwortlichen Beratern ab.
- IT-Struktur und technische Anschlussmöglichkeiten
- Zugriffs- und Berechtigungskonzepte
- Technische Datenschutzumsetzung und Dokumentation
Vor der Zusammenarbeit
Was Sie noch wissen möchten.
Können Sie KI mit DATEV oder unserer Kanzleisoftware verbinden?
Das hängt von den tatsächlich verfügbaren Schnittstellen, Freigaben und Zugriffsrechten ab. Wir prüfen die konkrete Installation und den gewünschten Datenweg vor einer Zusage. Ein allgemeiner KI-Assistent ist keine automatische DATEV-Integration.
Übernimmt die KI steuerliche oder rechtliche Entscheidungen?
Unser Ansatz für diese Abläufe sieht eine fachliche Prüfung durch Ihre Kanzlei vor. Ein Pilot unterstützt Vorbereitung, Zuordnung oder Recherche. Verbindliche fachliche Aussagen und Entscheidungen werden nicht ungeprüft aus einem Modell übernommen.
Was gehört bei Ihnen zu IT und Datenschutz?
Wir unterstützen die technische Struktur, Berechtigungen, dokumentierte Datenwege und abgestimmte Schutzmaßnahmen für den jeweiligen Ablauf. Dienstleister, Verträge und erforderliche rechtliche Bewertungen klären wir mit Ihren zuständigen Verantwortlichen. Eine pauschale Datenschutzfreigabe für jedes Werkzeug geben wir nicht.
Weiterführende Grundlagen
Bundessteuerberaterkammer: FAQ zu KI im steuerberatenden Berufsstand ↗Zur Vorbereitung